اهمیت روابط عمومی در کتابخانه ها – قسمت آخر
نيازهاي جامعۀ اطلاعاتي
هر جامعۀ اطلاعاتي با توجه به خصيصۀ اصلي آن كه وابستگي شديد به توليد و مصرف “اطلاعات” است، داراي نيازمندي‌هاي ويژه‌اي است كه محور اصلي همۀ اين نيازها اطلاعات است. عمده‌ترين محورهاي اين نيازها در سرفصل‌هاي زير خلاصه مي‌شود:
- اطلاعات فناوري و صنعت
- اطلاعات مربوط به تحقيق و توسعه
- اطلاعات پايه پزشكي و پيراپزشكي
- اطلاعات نظامي و استراتژيك
- اطلاعات انساني (جمعيت‌شناختي، مردم‌شناختي، بوم‌شناختي و…)
- اطلاعات فرهنگي، ادبي، هنري و اقناعي
- اطلاعات علمي
برای مطالعه بیشتر به مقاله اهمیت روابط عمومی در کتابخانه ها – قسمت اول مراجعه فرمایید.
- از طرفي ديگر براي اطلاعات، ويژگي‌هايي مطرح مي‌شود. ويليامز براي اطلاعات شش متغير را در نظر مي‌گيرد كه عبارتند از:
1. كميت اطلاعات: كه مي‌تواند با تعداد مدارك، صفحات، واژه‌ها، حروف، نمودارها و تصاوير و… اندازه‌گيري شود.
2. محتوا: كه عبارت است از معني و مفهوم اطلاعات.
3. ساختار: كه مربوط به شكل ظاهري يا سازمان اطلاعات و رابطۀ منطقي بين عبارات يا عناصر است.
4. زبان: كه مشتمل بر علائم و حروف الفبا و تركيب‌هايي است كه بوسيلۀ آنها، مطالب و پيام بيان مي‌شود.
5. كيفيت: كه كامل بودن، صحت داشتن، مناسب بودن و به هنگام بودن اطلاعات را توصيف و مشخص مي‌كند.
6. عمر: كه عبارت است از مدت زماني كه اطلاعات داراي ارزش مي‌باشد.
مجموعۀ تحولاتي كه در عرصۀ فناوري ارتباطات و اطلاعات اتفاق افتاده باعث گسترش توليد و مصرف اطلاعات شده است. در كنار اين دو عامل مهم، مقولۀ توزيع اطلاعات و اشاعۀ اطلاعات نيز به عنوان يكي از حياتي‌ترين مقولات، براي كنترل اطلاعات بايد مورد توجه قرار گيرد كه در ادامه به آن مي‌پردازيم.
در چنين شرايطي روابط عمومي‌ها در كتابخانه‌ها موظف به همراهي با فرايند توسعۀ توليد و مصرف اطلاعات و نيز” دانش كاربري اطلاعات” هستند و مي‌توان ادعا كرد كه با توجه به اين كه خمير مايۀ روابط عمومي الكترونيك در چنين جامعه‌اي “اطلاعات” است، لذا اصولاً روابط عمومي الكترونيك در كتابخانه‌ها سيستمي اطلاع‌مدار است كه در آن سه عنصر اطلاع‌يابي، اطلاع‌شناسي و اطلاع‌رساني تعيين كننده و داراي نقش اساسي هستند.
اقتصاد اطلاعات
در عصر اطلاعات و جامعۀ اطلاعاتي نوعي جديد از اقتصاد (مانند ديگر پديده‌ها) به وجود آمده است. در اين اقتصاد انديشه‌ها، تصويرهاي ذهني و دانش از فرآورده‌هاي مادي، ماشين‌ها و مواد خام اهميت بيشتري مي‌يابند. همان‌گونه كه مهار انرژي موجد جامعۀ صنعتي بوده است، به همان‌گونه نيز تسلط بر داده‌پردازي و انتقال داده‌ها “اقتصاد اطلاعات” يا” اقتصاد مبتني بر اطلاعات” را پديد آورده است.
اقتصاد اطلاعات از چهار عنصر اصلي تشكيل مي‌شود كه عبارتند از:
– فناوري ارتباطات و اطلاعات
– دارايي‌هاي معنوي
– كتابخانه‌ها و بانك‌هاي اطلاعاتي الكترونيكي
– فناوري زيستي و كتابخانه‌ها و بانك‌هاي اطلاعاتي سنتي
اهميت اقتصاد اطلاعات را در سه سطح مي‌توان ارزيابي كرد:
1- در سطح فرد
2- در سطح مؤسسات
3- در سطح كل جامعه
مديريت اطلاعات و روابط عمومي
يكي از موضوعات بسيار مهم روابط عمومي در جامعۀ اطلاعاتي، “مديريت اطلاعات” است. طرح بحث مديريت اطلاعات در روابط عمومي اساساً تجلي نگرش مسئولانه و واقع‌گرايانه به عصر اطلاعات و جامعۀ اطلاعاتي است.
اكنون مؤسسات و سازمان‌ها به خوبي دريافته‌اند كه حفظ موقعيت‌شان -چه در جهت بهبود سازماني و چه در جهت توسعه معقول و مناسب فعاليت‌ها-، بدون بهره گيري از استراتژي‌ها و راهبردهاي علمي و عملي” مديريت اطلاعات” ممكن نخواهد بود.
امروزه بحث مديريت مدارك و اسناد، اطلاعات غير مدون و پراكنده، اطلاعات غير كتبي نظير پيام‌هاي صوتي، نمودارها و نقشه‌ها، عكس‌ها و تصاوير ماهواره‌اي و جداول آماري و نظاير آنها ذهن متخصصان را سخت مشغول ساخته است.
يكي از پيامدهاي انقلاب اطلاعات -در نتيجۀ رشد غير قابل تصور اطلاعات-” انفجار اطلاعات” مي‌باشد. اين معضل، تمامي مراحل اطلاعاتي اعم از گردآوري، سازماندهي و اشاعه را در بر مي‌گيرد. اطلاعات به اندازه‌اي متراكم و متكثر شده كه برخي از متخصصان از آن به عنوان “آلودگي اطلاعات” ياد مي‌كنند.
با اين توضیح مديريت اطلاعات را مي‌توان اين گونه تعريف كرد: «به كارگيري اصول مديريت براي فراهم آوردن، سازماندهي، كنترل، اشاعه و كاربرد اطلاعات به منظور اجراي مؤثر و كارآمد در سازمان‌ها و مؤسسات». مديريت اطلاعات با چند مقولۀ ارزشي سروكار دارد، از جمله: كيفيت، مالكيت، استفاده و امنيت اطلاعات در مورد عملكرد سازمان‌ها و نهادها. در حقيقت مديريت اطلاعات تمامي فرايندهاي اطلاع رساني اعم از دريافت، ذخيره سازي، اشاعه و فناوري را در بر مي‌گيرد.
نقش مديريت اطلاعات در جامعۀ امروز به گونه‌اي است كه مي‌توان ادعا كرد، مهم‌ترين عوامل پيشرفت كشورهاي به اصطلاح”شمال” در راستاي توسعۀ اجتماعي، اقتصادي و فرهنگي، توجه روزافزون به موضوع” مديريت اطلاعات” است.
سواد رسانه‌اي و سواد اطلاعاتي كارگزاران روابط عمومي
با توجه به تأثيرات شگرف انقلاب ارتباطات و اطلاعات بر تمامي عرصه‌هاي اجتماعي (همان‌طور كه قبلاً هم اشاره شد)؛ تمامي كتابخانه‌ها براي حضور در اين شرايط و ايفاي نقش اصلي و اساسي خود بايد با دو مقولۀ مهم آشنا باشند. اين دو مقولۀ مهم مي‌تواند ما را در جهت رسيدن به روابط عمومي الكترونيك در كتابخانه‌ها ياري كند: “سواد رسانه‌اي” و” سواد اطلاعاتي”. اين دو مقوله از جمله پيش شرط‌هاي مهم براي تحقق روابط عمومي الكترونيك در كتابخانه‌ها به شمار مي‌روند كه كتابدارن بايد با آنها آشنا شوند.
سواد رسانه‌اي
سواد رسانه‌اي به طور خلاصه عبارت است از «قدرت درك نحوۀ كار رسانه‌ها و معني سازي در آنها و چگونگي سازماندهي استفاده از آنها».
«سواد رسانه‌اي صرفاً به معني خواندن و نوشتن نيست. سواد رسانه‌اي مبحث جذابي در ارتباطات است كه مي‌كوشد خواندن سطرهاي نانوشتۀ رسانه‌هاي نوشتاري، تماشاي پلان‌هاي به نمايش در نيامده و يا شنيدن صداهاي پخش نشده از رسانه‌هاي الكترونيك را به مخاطبان بياموزد.»
به سخن ديگر سواد رسانه‌اي مي‌كوشد تا با شفاف سازي فنون انتقال و القاي پيام، نظام‌هاي معني‌سازي در رسانه‌ها را فاش سازد. مي‌توان گفت سواد رسانه‌اي قدرت درك نحوۀ ساخت پذيري و گفتماني شدن واقعيت‌ها در رسانه‌هاست.
ضرورت فراگيري سواد رسانه‌اي
– رسانه‌ها بر حيات فرهنگي و سياسي ما سلطه دارند.
– تقريباً همۀ اطلاعات ما جز مواردي كه آنها را مستقيماً تجربه مي‌كنيم “رسانه‌اي شده” هستند.
– رسانه‌ها قادرند مدل‌هاي ارزشي و رفتاري پرقدرتي خلق كنند.
– رسانه‌ها بدون آن كه خودآگاه ما را فعال كنند، بر ما تأثير مي‌گذارند.
– سواد رسانه‌اي مي‌تواند، مصرف رسانه‌اي ما را لذت بخش‌تر كند.
– سواد رسانه‌اي مي‌تواند يك رابطۀ انفعالي را به يك رابطۀ فعال تبديل كند.
سواد اطلاعاتي
سواد اطلاعاتي از موضوعات جالب و جديد در عصر اطلاعات است. اين موضوع را مي‌توان يكي از عوامل مؤثر براي حضوري موفق و پويا در اين عصر، به ويژه براي كتابداران دانست.
سواد اطلاعاتي چنين تعريف مي‌شود:
“مجموعه‌اي از توانايي‌ها و مهارت‌هاست براي جستجو، ارزيابي و استفادۀ مؤثر و بهينه از اطلاعات مورد نياز براي فرد يا افراد.”
عموماً “سواد رايانه‌اي” تداعي كنندۀ نوعي از “مهارت” است كه متضمن كارآيي در تعدادي از كاربردهاي رايانه‌اي امروز، مثل واژه پردازي و پست الكترونيكي است. با وجود سرعت تحولات، سواد نيز هدف بسيار كوچكي است زيرا فاقد “دوام” است. از آن جا كه فناوري با حالت جست و خيزوار تغيير مي‌كند مهارت‌هاي كنوني كهنه مي‌شوند و راهي براي تبديل آنها به مهارت‌هاي تازه نيست. راه حل بهتر اين است كه افراد به طور مرتب در پي سازگاري با تغييرات فناوري باشند اين امر مستلزم يادگيري مطالب بنياني كافي، در حدي است كه فرد را قادر سازد مهارت‌هاي جديدي را به شيوه‌اي مستقل و پس از پايان تحصيلات رسمي، كسب كند.
در مبحث سواد اطلاعاتي بايد بر عنصر “تبحر” به عنوان عامل تعيين كننده كه تضمين كنندۀ سطح بالاتري از كارداني است، تأكيد كرد.
افراد متبحر در فناوري اطلاعات قادرند نظرات خود را به شكل خلاق بيان كرده، دانش را دوباره فرمول‌بندي كنند و تركيب اطلاعاتي جديدي را بسازند. تبحر در فناوري اطلاعات مستلزم يك فرايند يادگيري دائمي است كه در طي آن افراد به طور مستمر آنچه را كه مي‌دانند، به كار مي‌بندند تا از طريق سازگاري با تحولات و كسب دانش بيش‌تر، در به كار بستن فناوري اطلاعات در زندگي شخصي و كار خود، كار آمد‌تر باشند.
تبحر در بهره‌مندي از فناوري اطلاعات مستلزم سه نوع مهارت است:
الف. مهارت‌هاي كاربردي: توانايي استفاده و كاربرد رايانه كه افراد را قادر مي‌سازد فناوري اطلاعات را بلافاصله به كار بندند. در بازار كنوني كار، مهارت جزء اساسي آمادگي شغلي است. مهم‌تر از همه اين كه مهارت، ذخيره‌اي از تجربۀ عملي با خود دارد كه بر مبناي آن مي‌توان توانمندي‌هاي جديدي را بنا كرد.
ب. درك مفاهيم بنياني: كه انديشه‌ها و اصول اساسي كاربرد رايانه‌ها، شبكه‌ها و اطلاعات را تبيين مي‌كنند و شالودۀ بعد نرم‌افزاري فناوري را تشكيل مي‌دهند؛ مفاهيم و چگونگي و علت وجود فناوري اطلاعات را توضيح مي‌دهند و بينشي در قبال فرصت‌ها و محدوديت‌هاي آن در اختيار فرد مي‌گذارد.
ج. ارتقاي قابليت‌هاي فكري: توانايي به كار بستن فناوري اطلاعات در هر وضع و شرايط به خصوص در شرايط پيچيده و دشوار است. اين قابليت‌ها افراد را قادر مي‌سازد كه فناوري اطلاعات را به نفع و در جهت خواست خود استفاده كنند تا از عهدۀ اين شرايط و اوضاع بر‌آيند.
به طور خلاصه، هم سواد اطلاعاتي و هم تبحر در فناوري اطلاعات براي افرادي كه مي‌خواهند به شيوه‌اي كارآمد از فناوري اطلاعات استفاده كنند، ضروري است. امروزه به دست آوردن و شكل دادن اطلاعات بيش از پيش در گرو واسطه‌گري فناوري اطلاعات قرار مي‌گيرد. فناوري اطلاعات كانال‌هاي انتشار، دسترسي و اشاعۀ اطلاعات را شكل مي‌دهد.
عناصر اساسي تبحر در فناوري اطلاعات شامل مقوله‌هاي زير است:
الف . مفاهيم فناوري اطلاعات
1- رايانه
2- سامانه اطلاعاتي: بخش‌هاي ساختاري عمومي يك سامانۀ اطلاعاتي، از قبيل اجزاي سخت‌افزاري و نرم‌افزاري، افراد و فرايندها، ميانجي‌ها (هم ميانجي‌هاي فناوري و هم ميانجي‌هاي انسان- رايانه) و…
3- شبكه شامل محيط‌هاي انتقال اطلاعات (بستر‌هاي فني مخابراتي انتقال اطلاعات)
4 – ارائه رقومي اطلاعات (ديجيتاليزه كردن داده‌ها)
5 – سازماندهي اطلاعات: مفاهيم عمومي سازماندهي اطلاعات شامل فرم‌اها، ساختارها، رده‌بندي و نمايه سازي، كاوش و بازيابي، سنجش كيفيت اطلاعات، تأليف و ارائه و استناد، موتورهاي كاوش در متن.
6- مدل سازي و پيرايش: فنون و روش‌هاي عمومي نمايش پديده‌هاي واقعي مثل مدل‌هاي رايانه‌اي، نخست در شكل هاي مناسبي مثل سيستم‌هاي معادلات، نمودارها و روابط‌ها.
ب. مهارت‌هاي فناوري اطلاعات
راه اندازي رايانه‌هاي شخصي: مهارتي كه شخص بتواند از رايانه استفاده كند و نيز بتواند قطعات يك رايانۀ شخصي و تجهيزات جانبي آن (مثل چاپگر و…) را به هم متصل كند.
– استفاده از امكانات اساسي سيستم عامل: امروزه استفادۀ معمول از سيستم عامل به معناي توانايي نصب نرم‌افزار جديد، حذف نرم‌افزارهاي ناخواسته و بهره‌گيري از كاربردهاي گوناگون آن است.
– استفاده از يك واژه پرداز براي ايجاد يك سند متني: در حال حاضر، حداقل مهارت‌ها در اين عرصه عبارتند از توانايي انتخاب فونت، شماره گذاري صفحات، تنظيم و ويرايش اسناد.
– اتصال يك رايانه به شبكه: در حال حاضر فرايند ساده شامل اتصال سيم تلفن به رايانه و ايجاد اشتراك نزديك ارائه كنندۀ خدمات اينترنتي است، هر چند كه با ظهور گزينه‌هاي ارتباطي نيرومندتر، اين فرايند احتمالاً پيچيده‌تر مي‌شود.
– استفاده از اينترنت براي يافتن اطلاعات و منابع: در حال حاضر مكان‌يابي اطلاعات در اينترنت مشتمل بر استفاده از مرورگرها و موتورهاي كاوش است. استفاده از موتورهاي كاوش و مرورگرها مستلزم درك نيازهاي فرد و چگونگي ربط آنها با منابع و اطلاعات موجود در منابع و اطلاعاتي كه عملاً يافته مي‌شوند و نيز توانايي تدوين پرسش و ارزيابي يافته‌هاست.
– استفاده از رايانه براي برقراري ارتباط با ديگران: در حال حاضر پست الكترونيكي شكل غالب ارتباطات مبتني بر رايانه است. ظهور تغييرات و اصلاحات، و نيز شكل‌هاي كاملاً جديدي از ارتباطات در آينده انتظار مي‌رود.
– استفاده از يك سيستم داده پايگاهي، براي سازماندهي اطلاعات سودمند و دسترسي به آن: در حال حاضر سيستم‌هاي مبتني بر”اس.كيو.ال/S.Q.L” در بازار كار، فراگير مي باشند و برنامه‌هاي مديريت اطلاعات شخصي روز به روز بيش‌تر رواج مي‌يابند. در آينده شيوه‌هاي متفاوتي، شايد شيوه‌هاي مبتني بر وب، به عنوان شكل غالب اين برنامه‌هاي مديريت اطلاعات، رواج خواهند يافت.
اگر بخواهيم تعريفي از روابط الكترونيك و اهميت آن در كتابخانه ارائه كنيد، بايد بگوييم كه روابط الكترونيك روش بكار گرفتن فن‌آوري ارتباطات و اطلاعاتي ICT و سيستم‌هاي نو اطلاع‌رساني و اطلاع‌يابي براي ارائه خدمات منطبق با خواسته‌ها و نيازهاي مخاطبان به طور لحظه‌اي به منظور تحقق بخشيدن به هدف‌هاي روابط عمومي است. هدف از راه اندازي آن در كتابخانه‌ها رسيدن به روزي است كه بتوان تمام خدمات كتابخانه را به طور شبانه روزي و بدون مراجعه فيزيك مخاطبان به آن سازمان و تنها با اتصال به پايگاه‌هاي اينترنتي آن نهاد عرضه داشت.
دكتر سعيد غفاري
